par Ana Partners
Le recrutement de vos salariés ou collaborateurs se concrétise avec la signature de leur contrat de travail. Dès lors, commence la phase d'intégration, appelée "socialisation organisationnelle" ou plus communément dans le jargon du recrutement - l'onboarding, littéralement de la traduction en anglais "embarquement". Cette étape qui se découpe en quatre phases bien distinctes, se poursuit durant toute la période d'essai du collaborateur recruté (soit environ 90 jours dans l'entreprise) et consiste en la mise en place d'une stratégie d'accueil de la part de l'employeur et de l'équipe pour aider le nouveau salarié à prendre ses marques dans la société et à se familiariser avec son poste et ses collègues. Embarquez immédiatement avec ces quelques préceptes pour asseoir les bases d'une collaboration professionnelle productive, efficace, au long cours et sans turbulences, avec votre nouvelle recrue.
MISE EN PRATIQUE DES 4C : CONFORMITÉ, CLARIFICATION, CULTURE, CONNEXION
La mise en place d'un programme d'onboarding structuré, nécessite l'emploi d'une méthode éprouvée et approuvée par de nombreuses entreprises, que l'on appelle la règle des 4C. Ainsi, le parcours d'intégration du candidat tout juste recruté se divise en 4 grandes étapes essentielles.
1/ CONFORMITÉ
Il s'agit dans un premier temps de s'assurer de la bonne compréhension du candidat recruté des règles inhérentes à l'entreprise et à son fonctionnement, ainsi que des conditions contractuelles légales qui le lient à l'entreprise.
2/ CLARIFICATION
Cette deuxième étape permet à l'employeur de faire le point sur le poste et ses missions avec le nouveau collaborateur et de clarifier les objectifs de sa fonction.
3/ CULTURE
Très importante, la troisième phase permet à la nouvelle recrue de se familiariser avec son environnement de travail, de comprendre les normes culturelles et relationnelles de l'entreprise, ses pratiques, ses habitudes et ses coutumes formelles et informelles.
4/ CONNEXION
L'ultime étape de la connexion est décisive, puisque c'est à ce stade que va se jouer la finalisation de l'onboarding et la capacité ou non du nouvel arrivant à intégrer l'entreprise. C'est la phase de la création des liens avec les autres membres de l'entreprise via l'organisation d'événements informels comme des déjeuners entre collégues ou encore des afterworks en équipe par exemple.
INSTAURATION DU "PARRAINAGE" POUR UNE INTÉGRATION RÉUSSIE
Afin d'aider le salarié recruté à se sentir à l'aise et rapidement intégré dans son nouveau environnement professionnel, il peut être utile de le faire accompagner par un référent de confiance, un sorte de "parrain" qui l'introduira auprès de l'équipe, répondra à toutes ses questions relatives à son adaptation professionnelle et sera à ses côtés pour faire ses premiers pas dans l'entreprise.
ORGANISATION BALISÉE DU PROCESSUS D'ONBOARDING
Pour réussir l'onboarding d'un nouveau membre de l'entreprise, il est indispensable de mettre en oeuvre un plan d'action afin de rassurer votre nouveau salarié et de lui donner envie de poursuivre votre collaboration commune. La préparation de l'arrivée du nouveau membre commence avant même son arrivée dans l'entreprise.
Tout d'abord, il s'agit de préparer le bureau de l'arrivant ainsi que les outils indispensables à son activité professionnelle quotidienne (ordinateur, téléphone, dossiers...), prévoir le programme de sa formation et organiser sa première journée dans l'entreprise. Avant même de le présenter à l'équipe, prenez un moment pour lui montrer l'organigramme de la société et son planning de la semaine ou du mois, faites ensemble le tour de l'entreprise, apportez des explications sur les premières tâches à réaliser, etc. Vous pourrez ensuite l'introduire auprès de l'équipe et officialiser son arrivée dans un cadre détendu, en faisant les présentations lors d'un petit déjeuner organisé pour l'occasion par exemple. Pensez également à planifier un déjeuner en équipe afin de prendre le temps de favoriser les échanges entre collègues.
En cas d'absence de référent pour accompagner l'arrivant en ce premier jour et pendant son temps d'adaptation, chargez l'un de vos collaborateurs de répondre aux questions d'ordre professionnel que pourrait avoir votre nouvelle recrue.
PLANIFICATION DÉTAILLÉE DU PARCOURS DE FORMATION
Un des moments phares de l'onboarding est l'étape de la formation, pour que votre collaborateur puisse être rapidement opérationnel à son poste. La formation doit donc être complète, détaillée et aborder toutes les thématiques propres à ses fonctions.
COMMUNICATION EFFICACE PENDANT LA PÉRIODE D'ADAPTATION
La clé d'une intégration réussie réside dans une bonne communication avec le collaborateur tout juste arrivé dans l'entreprise. Créez un climat de confiance, faites des points réguliers, jouez la carte de la transparence sur les objectifs à atteindre, effectuez un suivi de son travail et donnez des feedbacks réguliers, pour une adaptation en toute sérénité.
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